วันพุธที่ 25 เมษายน พ.ศ. 2555

แบบฝึกหัดบทที่ 3

1.จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้


1.1 อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS

  ตอบ     ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
 
1.2.  หน้าที่หลักของTPS มีอะไรบ้าง 
   
ตอบ     1. การทำบัญชี (Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ โดยการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่ม คือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์การต้องมีการลงบันทึกรายการขายสินค้าในแต่ละวันและบันทึกรายการซื้อสินค้ามาเข้าร้าน เป็นต้น
       
2. การออกเอกสาร (Document Issuance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ เช่น การออกใบรับส่งสินค้า (Invoice) การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสั่งสินค้าต่าง ๆ เป็นต้น
       
3. การทำรายงานควบคุม (Control Riporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ เช่น การออกเช็คเงินเดือนพนักงานแต่ละคน ซึ่งก็จะสามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินทีจ่ายออกไป หรือการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นต้น
        เราจะเห็นว่าเทคโนโลยีสารสนเทศได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญต่อการประกอบธุรกิจ ปัจจุบันระบบธุรกิจได้ถูกจัดรูปแบบให้เป็นมาตรฐานมากขึ้น เพื่อจะสามารถเชื่อมต่อ และใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน และผู้เกี่ยวข้องภายนอก เช่น ระบบบัญชี และระบบภาษีที่ธุรกิจต้องเสียให้แก่กรมสรรพากรและหน่วยงานของรัฐอื่น ๆ หรือระบบการสั่งซื้อสินค้าผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงระหว่างธุรกิจกับผู้ขายวัตถุดิบ หรือธุรกิจกับลูกค้า เป็นต้น

1.3.  อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของTPSว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดMRSอย่างไร

ตอบ        ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า TPS  ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายองค์การมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
        ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRSระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

2 .  จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

2.1. อธิบายความหมายของระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัด MRS

    
ตอบ    ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

2.2 . รายงานที่ออกโดยระบบMRSมีกี่ประเภทและมีอะไรบางจงอธิบายอยางละเอียด
ตอบ     4 ประเภท

1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือน เป็นต้น โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรุปผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ผ่านมา ปกติการจัดทำรายงานตามรอบระยะเวลามีวัตถุประสงค์ เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
        2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทำการตัดสินใจแก้ไข และควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
        3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
        4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินในของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติ และคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่าการวิจัยขึ้นดำเนินงาน (Operations Research) มาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจว่า ถ้าสถานการณ์เป็นอย่างนี้ อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และสมควรดำเนินการอย่างไร หรือที่เรียกว่า “ถ้า…แล้ว…(What…if)”
        รายงานเป็นรูปแบบสำคัญในการจดบันทึก ส่งผ่าน และอ้างอิงข้อมูลภายในขององค์การ ในอดีตการจัดทำรายงานจะใช้ระยะเวลาและแรงงานมาก แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การจัดทำรายงานมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้เวลาและข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ในการทำงานอย่างเต็มที

2.3.สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบMRSมีอะไรบ้าง
ตอบ       1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากปัญหาของผู้บริหารจะมีความหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน จึงต้องการสารสนเทศเฉพาะสำหรับแต่ละงาน ดังนั้น MRS จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของงานและผู้ใช้
        2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด และนำเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้ เพื่อทำการตรวจสอบ และเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง
        3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความคงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน
        4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศทีเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อทำการศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ
        5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน เช่น ระบบสำนักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทำรายงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบการบริหารงานในอนาคต
2.4 คุณสมบัติของสารสนเทศMRS มีอะไรบ้างจงอะธิบายให้ละเอียด

ตอบ    1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
        2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วนสารสนเทศที่ถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
        3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรจุสารสนเทศทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
        4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
        ถ้าสารสนเทศในรายงานสำหรับผู้บริหารขาดคุณสมบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง รายงานนั้นอาจเป็นรายงานที่ไม่มีคุณค่าเลยก็ได้ เพราะผู้บริหารไม่สามารถที่จะเชื่อถือสารสนเทศในรายงาน เมื่อไม่มีความเชื่อถือก็จะไม่สามารถนำสารสนเทศไปช่วยในการตัดสินใจในด้านการบริหารได้เลย ซึ่งจะชี้ให้เห็นว่าระบบจัดทำรายงานขององค์การนั้นเกิดความล้มเหลวและทำงานผิดพลาด โดยสาเหตุอาจเกิดจากตัวระบบ หรือเป็นผลมาจากระบบอื่นที่เชื่อมโยงกัน หรืออาจเกิดขึ้นจากผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งต้องตรวจสอบและแก้ไขให้ระบบสามารถตอบสนองความต้องการของฝ่ายบริหารได้อย่างสมบูรณ์
3  . จงอธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS

 ตอบ      ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหารหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป
4 . จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้

4.1จงอธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน OIS

ตอบ     ระบบสารสนเทศสำนักงาน หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อเพิ่มผลิตและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ
4.2หน้าที่หลักของระบบการจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ      1. ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญ ต่อไป
        1.1 การประมวลคำ (Word Processing) ปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ มักจะพิมพ์เอกสารโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และชุดคำสั่งสำหรับการประมวลภาษา (Word Processor) โดยที่ชุดคำสั่งสำหรับประมวลภาษาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการพิมพ์งาน เนื่องจากชุดคำสั่งคอมพิวเตอร์ช่วยผู้ใช้ให้สามารถทำงานได้มากกว่าการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา เช่น การจัดรูปแบบงานพิมพ์ การทำตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทำสารบัญ และการตรวจสอบคำผิด เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การออกเอกสารมีคุณภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพขึ้น
          1.2 การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics) เป็นการผลิตเอกสารแบบเดียวกันหลาย ๆ ชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน ปัจจุบันมีการใช้ระบบที่เรียกว่า “ระบบอัดสำเนาอัจฉริยะ (Intelligence Copier System)” คือ ระบบจัดทำเอกสารที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อเข้ากับเครื่องอัดสำเนาอัจฉริยะ (Intelligence Copier) เมื่อเอกสารถูกจัดทำและตรวจสอบบนเครื่องคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ก็จะส่งข้อมูลการพิมพ์ไปที่เครื่องอัดสำเนา เพื่อทำการออกเอกสารตามรูปแบบและปริมาณที่กำหนด
           1.3 การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing) เป็นชุดคำสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถผลิตเอกสารและสิ่งพิมพ์ให้มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพ เพราะชุดคำสั่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบ และจัดรูปแบบของเอกสารได้ตามใจของตน โดยสามารถใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายต่าง ๆ ลงบนหน้ากระดาษ ตลอดจนจัดเรียงและทดสอบตัวอย่างจนกว่าจะพอใจ
                1.4 การประมวลรูปภาพ (Image Processing) เป็นการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถที่จะนำรูปภาพจากเอกสาาง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาทำการดัดแปลงเพื่อใช้งานได้ บางครั้งการประมวลรูปภาพจะถูกเรียกว่า “ระบบการจัดการรูปภาพ (Image Management System)” เนื่องจากระบบนี้จะช่วยให้การเก็บบันทึกสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นรูปภาพต่าง ๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบรวมทั้งช่วยให้การกระจายข่าวสารออกไปจากแหล่งผลิตมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
                1.5 การเก็บรักษา (Archival Storage) เป็นการเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก หรือแผ่น CD เป็นต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลายที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทำลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้
       

4.3  อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง 
ตอบ     ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงานโดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญ ต่อไปนี้
                1 โทรสาร (Facsimile) หรือที่เรียกว่าเครื่องแฟกซ์ (FAX) เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทีรู้จักกันดีในสำนักงานปัจจุบัน เครื่องโทรสารช่วยให้ข่าวสารข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยข้อความและรูปภาพบนกระดาษหรือในระบบข้อมูลขององค์การ ถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปสู่อีกแหล่งหนึ่งอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ เทคโนโลยีเครื่องโทรสารช่วยให้การทำงานในสำนักงานคล่องตัว ธุรกิจไม่ต้องรอเวลาใสการส่งไปรษณีย์ หรือใช้พนักงานเดือนเอกสาร (Massager) ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับข่าวสารตามเวลาที่กำหนด
                2 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) หรือที่เรียกว่า E-mail เป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารที่ใช้ในการส่งข่าวสารจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง และถูกเก็บรักษาไว้จนกระทั่งมีการเรียกดูจากผู้รับ นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถจัดพิมพ์ข้อมูลนั้นเป็นเอกสารตามที่ต้องการได้เช่นกัน ปัจจุบัน E-mail ได้รับความนิยมในหลายองค์การ เนื่องจากช่วยให้การทำงานในสำนักงานสะดวก รวดเร็ว และไม่สิ้นเปลือง โดยเฉพาะการส่งบันทึกข้อความ และจดหมายเวียนที่ไม่ต้องใช้กระดาษ และแรงงานมาก ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับส่วนใหญ่จะได้รับข่าวสารตามที่ผู้ส่งต้องการ
                3 ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail) เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง โดยผ่านระบบโทรศัพท์ ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่แปลงสัญญาณเสียงเป็นสัญญาณดิจิตอล และส่งผ่านไปตามสายโทรศัพท์จนถึงปลายทาง แล้วจึงถูกจัดเก็บไว้ในหน่วยความจำก่อนที่จะแปลงกลับเป็นสัญญาณเสียง เมื่อผู้รับต้องการฟัง
 4.4      
อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
ตอบ     ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้
                1 การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้ โดยรวมเอาเทคโนโลยีทางด้านเสียงและภาพโทรทัศน์เข้าด้วยกัน ทำให้บุคคลที่อยู่ห่างกันไปสามารถสื่อสารและแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกันอย่างรวดเร็ว โดยต่างมีความรู้สึกเสมือนพบปะกันจริง
                2 การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง (Audio Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถได้ยินเสียง และโต้ตอบกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่อาจขาดความสมบูรณ์เท่ากับระบบทั้งภาพและเสียง เนื่องจากมนุษย์เราชอบที่จะสื่อสาร โดยใช้ประสาทสัมผัสแบบผสมผสาน
                3 การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing) เป็นระบบที่ใช้ส่งข่าวสาร หรือช่วยให้คู่สนทนาสามารถโต้ตอบ และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ นอกจากการประชุมผ่านระบบคอมพิวเตอร์จะช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบคอมพิวเตอร์ยังสามารถประมวลผลและแสดงผลข้อมูล เพื่อนำเสนอให้ที่ประชุม ตลอดจนช่วยจำลองสถานการณ์ เพื่อให้ที่ประชุมตัดสินใจในทางเลือกอย่างมีประสิทธิภาพ
                4 โทรทัศน์ภายใน (In-house Television) การสร้างห้องส่งและออกอากาศรายการโทรทัศน์ภายในองค์การ โดยอาจเป็นการถ่ายทอดสดหรือการบันทึกเทปและนำมาออกอากาศหมุนเวียนกัน เพื่อให้สมาชิกภายในองค์การได้รับทราบ และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันตลอดจนได้ผ่อนคลายความเครียดจากงานในช่วงเวลาพัก ปัจจุบันระบบนี้ได้รับความนิยมจากองค์การขนาดใหญ่ และองค์การที่มีหลายสาขาซึ่งบางครั้งต้องดำเนินการโดยอาศัยเทคโนโลยีการสื่อสารผ่านดาวเทียมเข้าช่วย
                5 การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting) เป็นระบบที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีทางการสื่อสาร ช่วยให้พนักงานสามารถที่จะปฏิบัติงานที่บ้านหรือในพื้นที่ห่างไกล โดยต่อเชื่อมคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์การทำงานเข้ากับระบบเครือข่ายของสำนักงาน ซึ่งจะช่วยให้บุคคลสามารถทำงานอย่างเต็มที่ โดยที่ไม่เสียเวลาให้กับการเดินทาง ปัจจุบันมีผู้ประมาณการว่าในอนาคตจะมีบุคลากรหลายประเภทที่สามารถปฏิบัติงานกับองคืการ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางมาทำงานที่สำนักงานทุกวัน แต่จะใช้ระบบสื่อสารทางไกลช่วย ดังนั้นองค์การสมัยใหม่จึงต้องศึกษา และพัฒนาระบบตรวจสอบ และควบคุมการทำงานระยะไกล เพื่อให้สามารถประเมินผลงานและกำหนดผลตอบแทนที่เหมาะสมกับผลงานของบุคลากรแต่ละคน
        ปัจจุบันสถาบันการศึกษา หน่วยราชการ และบริษัทเอกชนได้นำเทคโนโลยีการประชุมทางไกลมาใช้งาน เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ถึงแม้จะมีต้นทุนในการติดตั้งระบบและการดำเนินงานค่อนข้างสูง แต่ผู้ใช้ที่อยู่ห่างไกลกันจะได้ประโยชน์จากการใช้งาน ภายใต้ระยะเวลาใช้งานไม่นานนัก ดังจะเห็นได้จากบริษัทข้ามชาติ (Multinational Corporation) หรือ MNC หลายแห่งได้นำระบบประชุมทางไกลมาใช้กับการประชุมของผู้บริหารในแต่ละส่วนของโลก ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารไม่ต้องเสียเวลาและประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

4.5  อธิบายหน้าที่ของระบบสบับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง  
  ตอบ    ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระดับ ดังต่อไปนี้
                1 ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม (Group Ware) เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้น โดยประกอบด้วยชุดคำสั่งประยุกต์รวมกัน เพื่อที่จะสนับสนุนให้พนักงานสามารถใช้บริการของอุปกรณ์หรือชุดคำสั่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในองค์การร่วมกัน เช่น E-mail, Word processing, Fax และ Voice Mail เป็นต้น  
                2 ระบบจัดระเบียบงาน (Desktop Organizers) เป็นระบบที่ประกอบด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับตารางเวลา จดบันทึก และรายชื่อ ตลอดจนเลขหมายโทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ
                3 คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer Aided Design, CAD) เป็นระบบสารสนเทศในการทำงานที่นำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบดูภาพเสมือน และทดสอบผลงานบนหน้าจอ นอกจานี้ผู้ใช้ยังสามารถโต้ตอบ และเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะที่เก็บในฐานข้อมูลได้ด้วย
                4 การนำเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics) ช่วยให้การจัดเตรียมและการนำเสนองานมีประสิทธิภาพ โดยผู้ใช้สามารถวางแผน จัดขึ้นตอนการนำเสนอข้อมูล และรูปภาพอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันได้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำหรับการนำเสนองานให้สะดวกต่อการใช้งาน ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดทำและนำเสนอผลงานอย่างมีประสิทธิภาพ
                5 กระดานข่าวสารในสำนักงาน (In-house Electronic Bulletin Board) เป็นระบบการเผยแพร่ข่าวสารทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในสำนักงานผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อกระจายและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายในหน่วยงานโดยไม่เสียเวลา และทรัพยากร
        ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้เป็นประโยชน์ต่อการทำงานขององค์การอย่างมหาศาล ในโลกธุรกิจการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศมิเพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพต่องานประจำที่เกิดขึ้นในสำนักงาน หรืองานบริหารทั่วไปเท่านั้น แต่เทคโนโลยีสารสนเทศให้ประโยชน์ครอบคลุมการปฏิบัติงานขององค์การในมุมกว้าง ตั้งแต่ ระดับนโยบาย ระดับแผนงาน จนถึงระดับปฏิบัติการ โดยระบบสารสนเทศจะทำหน้าที่จัดการข้อมูลสำคัญของธุรกิจทั้งภายในและภายนอกองค์การ ซึ่งเราจะกล่าวถึงรายละเอียดของการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในบทต่อไป

  

 


   

วันอังคารที่ 24 เมษายน พ.ศ. 2555

แบบฝึกหัดเรื่อง MRP ll

MRPII(ManufacturingResourcePlanning) 
              เป็นระบบที่รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆนอกจากการวางแผนแลควบคุมกำลังการผลิตและวัตถุดิบการผลิตเข้าไปในระบบด้วยเป็นระบบที่ช่วยบริหารการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรมให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดซึ่งโปรแกรมจะช่วยบริหารจัดการ/ควบคุมตั้งแต่ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายวางแผน ฝ่ายผลิต ฝ่ายสินค้าคงคลัง ฝ่ายบัญชีต้นทุนการผลิตโดยข้อมูลจะเชื่อมโยงกันทั้งองค์กรเป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้วัตถุดิบ(MRP) โดยสามารถคำนวณจำนวนวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต จากการสั่งซื้อ (Order)
 ของลูกค้าเพื่อจัดซื้อจัดหาวัตถุดิบในปริมาณและช่วงเวลาที่เหมาะสมส่งผลให้ต้นทุนขององค์ลดลง และทำให้ปริมาณคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสมไม่สูงหรือต่ำจนเกิน
                MRP II ได้วิวัฒนาการถึงขั้นที่รวมหน้าที่ต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วย การวางแผนงบการจัดซื้อวัตถุดิบการวางแผนต้นทุนสินค้าคงคลังของระบบบริหารสินค้าคงคลังการวางแผกำลังคนที่สัมพันธ์กับกำลังการผลิต ฯลฯ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนของการผลิตเข้าอยู่ในระบบMRPIIด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เป็นระบบที่สามารถส่งข้อมูลทุกชนิดที่ระบบบัญชีต้องการให้แก่ระบบบัญชีได้ นั่นก็คือ MRP II เป็นระบบที่รวมเอา Closed Loop MRP ,
ระบบัญชี และระบบซิมูเลชัน เข้าด้วยกัน เป็นการขยายขอบเขตของสิ่งที่สามารถวางแผนและบริหารให้กว้างขวางออกไปยิ่งขึ้นกว่าเดิมโดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่างบูรณาการ ด้วยความสามารถนี้ทำให้ MRP II เริ่มถูกเรียกว่า BRP (=Business Resource Planning) และเริ่มเป็นแนวคิดหลักของระบบ CIM (=Computer Integrated Manufacturing)โดยการใช้ระบบ MRP II ธุรกิจการผลิตสามารถที่จะวางแผนและบริหารระบบงานต่าง ๆ คือ การขาย บัญชี บุคคล การผลิต และ สินค้าคงคลัง เข้าด้วยกันได้อย่าง
บูรณาการด้วยความสามารถนี้ทำให้MRPIIเป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิMRP ll (Menufacturing Resource Planning ll )
องค์ประกอบของระบบ MRP
                ในการทำงานภายใต้ระบบ MRP จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ 3 ส่วนคือ   
(1) ส่วนนำเข้าข้อมูล(Input)  
(2) ส่วนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ MRP (MRP Computer Program)   และ 
(3) ส่วนผลได้ (Output)

แบบฝึกหัด 3

1.  กลยุทธ์ธุรกิจ  Business Strategy  กับกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ  Isstrategy และกลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ    IT  Strategy  มีความสัมพันธ์กันอย่างไร  จงอธิบาย
      ตอบ   -แผนกลยุทธ์ธุรกิจจะเป็นแนวทางในการกำหนดทิศทางของแผนกลยุทธ์ระบบสารเทศ
ในขณะที่แผนกลยุทธ์ระบบสารเทศเป็นเครื่องชี้ทางแผนกลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ
 ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ

2.  ระบบสารสนเทศระหว่างองค์การ (Interorganizational System : IOS)
มีลักษณะอย่างไรและการที่สามารถเข้าดูข้อมูลในระบบได้จะมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์การ
  ตอบ  -   เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถนำมาเป็นเครื่องมือในการเชื่อมโยงธุรกิจขององค์การกับบริษัทพันธมิตรเข้าด้วยกันเช่น การใช้ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) หรือ Internet
ในการเชื่อมโยงองค์การเข้ากับผู้จัดส่งวัตถุดิบในการผลิต เพื่อให้มีวัตถุเพียบพอและในระดับที่เหมาะสมกับความต้องการทำให้ไม่ต้องจัดเก็บวัตถุดิบไว้ในคลังมากเกินความจำเป็นซึ่งเป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บวัตถุดิบลง
               องค์การทำการเชื่อมโยงผู้จัดส่งวัตถุดิบเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลสารสนเทศกันและสามารถทำงานร่วมกันได้ผู้จัดส่งวัตถุดิบสามารถเข้ามาดูข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการผลิตของบริษัททางอิเล็กทรอนิกส์ได้และทำการจัดวัตถุดิบให้ในเวลาที่ต้องการใช้โดยอัตโนมัติโดยที่องค์การไม่จำเป็นต้องออกใบสั่งซื้อซึ่งช่วยให้ลดขั้นตอนการดำเนินงานจากเดิม ลดการใช้กระดาษและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลงได้ทั้งองค์การและผู้จัดส่งวัตถุดิบจึงเป็นผู้รับผิดชอบในร่วมกันการผลิต

แบบฝึกหัดบทที่ 2


1) นิยามความหมายและยกตัวอย่างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ตอบ  หมายถึงระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์
 ตัวอย่างคือ  สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
                       สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงานของผู้บริหาร

2) ข้อมูลและสารสนเทศมีความเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร
ตอบ  เหมือนกันเนื่องจากข้อมูลและสารสนเทศจะเป็นหน่วยพื้นฐานของ MIS ที่ต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้ประโยชน์ต่อการดำเนินงานและการตัดสินใจทางธุรกิจ
          อย่างไรก็ดีข้อมูลและสารสนเทศสามารถใช้ทดแทนกันในหลายโอกาส แต่บางครั้งอาจมีความหมายที่แตกต่างกันมาก  เนื่องจากความเจาะจงในการใช้งาน

3) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร
ตอบ      -  ถูกต้อง
                -  ทันเวลา
                -  สอดคล้องกับงาน
                -  สามารถตรวจสอบได้

4) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีประโยชน์ต่อการประกอบธุรกิจอย่างไร
ตอบ  สามารถนำสารสนเทศมาช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสทางธุรกิจ กล่าวได้ว่าสารสนเทศเป็นข้อมูลที่มีความหมายหรือตรงตามความต้องการของผู้ใช้ เนื่องจากข้อมูลที่ดีย่อมเป็นวัตถุดิบสำหรับสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศที่มีคุณภาพจะช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจวางแผน กำหนดเป้าหมาย และแก้ปัญหาในการดำเนินงานที่เกิดขึ้นได้อย่างดี

5) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพต้องประกอบด้วยคุณสมบัติอะไรบ้าง
ตอบ       -  ความสามรถในการจัดการข้อมูล
                -   ความปลอดภัยของข้อมูล
                -  ความยืดหยุ่น
                -  ความพอใจของผู้ใช้
               
6) บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีกี่ระดับ อะไรบ้าง
ตอบ  มี 3 ระดับ   -  หัวหน้างานระดับต้น
                                 -   ผู้จัดกลางระดับกลาง
                                 -  ผู้บริหารระดับสูง

7) จงอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างการใช้งานระบบสารสนเทศและระดับของผู้บริหารในองค์การ
ตอบ       -  หัวหน้างานระดับต้น เป็นบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลการปฏิบัติงานแบบวันต่อวัน ได้แก่ หัวหน้างาน หัวหน้าหน่วย และหัวหน้าแผนก
                -  ผู้จัดการระดับกลาง เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ควบคุมและประสานงานระหว่างหัวหน้างานระดับปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้การประสานงานในองค์กรราบรื่น ทำให้หัวหน้างานและพนักงานระดับปฏิบัติ สามารถปฏิบัติงานตามนโยบายที่มาจากผู้บริหารระดับสูงอย่างถูกต้องและสมบูรณ์
                -  ผู้บริหารระดับสูง เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำการกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง วางนโยบาย และแผนงานระยะยาวขององค์การ โดยอาศัยข้อสรุปและสารสนเทศจากกลุ่มผู้จัดการระดับกลาง

8) ผู้บริหารสมควรมีบทบาทต่อการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์การอย่างไร
ตอบ  กำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง วางนโยบาย และแผนงานระยะยาวขององค์การ

9) โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ส่วน อะไรบ้าง
ตอบ  แบ่งออกเป็น 3 ส่วน
                -  หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ
                -  หน่วยเขียนชุดคำสั่ง
                -  หน่วยปฏิบัติการและบริการ




10) บุคลากรของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง
ตอบ  มี 7 ประเภท
                -  หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ
                -  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
                -  ผู้เขียนชุดคำสั่ง
                -  ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์
                -  ผู้จัดตารางเวลา
                -  พนักงานจัดเก็บและรักษา
                -   พนักงานจัดเตรียมข้อมูล

11) เพราะเหตุใดผู้ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศจะต้องตระหนักและให้ความสำคัญกับจริยธรรมและจรรยาบรรณ
ตอบ  เพราะ IT  มีอิทธิพลอย่างมากในเรื่องการกระจายอำนาจ ทรัพย์สิน สิทธิ และความรับผิดชอบ การพัฒนา IT  ทำให้เกิดผู้แพ้ ผู้ชนะ ผู้ได้ประโยชน์ หรือผู้เสียประโยชน์ จะเห็นว่าระบบข้อมูลสารสนเทศนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูล รวมทั้งสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง โดยแผนกหรือฝ่ายสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีนโยบายที่แน่นอนในการจัดการข้อมูลให้เกิดความปลอดภัย ใช้อย่างถูกต้อง และเป็นประโยชน์

12) จงอธิบายตัวอย่างผลกระทบทางบวกและทางลบของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ตอบ  ผลกระทบทางบวกคือ
                -  เพิ่มความสะดวกสบายในเรื่องการสื่อสาร การบริการ และการผลิต
                -  เกิดสังคมแห่งการสื่อสารและสังคมโลก
                -  มีระบบผู้เชี่ยวชาญต่างๆในฐานข้อมูลความรู้
                -  เทคโนโลยีสารสนเทศสร้างโอกาสให้คนพิการ
                -  พัฒนาคุณภาพการศึกษาโดยเกิดการศึกษาในรูปแบบใหม่
                ผลกระทบทางลบคือ
                -  ก่อให้เกิดความเครียดขึ้นในสังคม
                -  ก่อให้เกิดการรับวัฒนธรรมหรือแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมของคนในสังคมโลก
                -  ก่อให้เกิดผลด้านศีลธรรม
                -  การมีส่วนร่วมของคนในสังคมลดน้อยลง
                -  อาชญากรรมบนเครือข่าย
                -  เกิดช่องว่างทางสังคม   
 
สรุปบทที่ 2
                ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึงระบบที่รวบรวมข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ โดยที่ MIS ประกอบด้วยส่วนประกอบสำคัญ 3 ประการดังนี้
                - เครื่องมือในการสร้าง MIS เป็นส่วนประกอบ หรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็นระบบสารสนเทศ และช่วยให้ระบบสามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
                - วิธีการประมวลเป็นลำดับชั้นในการประมวลผลข้อมูล
                - การแสดงผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศมักเป็นรูปของรายงานต่างๆซึ่งสามารถเรียกมาแสดงได้อย่างรวดเร็ว
                ปัจจุบันผู้จัดการตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง และหัวหน้าพนักงานระดับปฏิบัติงาน ต่างเกี่ยวข้องกับสารสนเทศทั้งทางตรงและทางอ้อม มีระดับการใช้งานสำคัญที่แตกต่างกัน โดยมีบทบาทดังนี้
                - ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างประสิทธิภาพ
                - เข้าใจความต้องการของระบบ
                -มีส่วนร่วมในการออกแบบและการพัฒนาโครงสร้าง
                - บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศ
                - จัดการและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง
                ปัจจุบันการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างกว้างขวางกลายเป็นยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศหรือยุคข้อมูลข่าวสาร และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อมนุษยชาติอย่างมหาศาล คือ ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้สามารถจำแนกผลกระทบทางบวกของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้ดังนี้
                - เพิ่มความสะดวกสบายในการสื่อสาร การบริหารและการผลิต
                - เกิดสังคมแห่งการสื่อสารและสังคมโลก
                - มีระบบผู้เชี่ยวชาญต่างๆในฐานข้อมูลความรู้
                - เทคโนโลยีสารสนเทศสร้างโอกาสให้คนพิการ หรือผู้ด้อยโอกาสจากการพิการทางร่างกาย
                - พัฒนาคุณภาพการศึกษาโดยเกิดการศึกษาในรูปแบบใหม่
                - การทำงานแลกเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น
                - ผู้บริโภคได้รับประโยชน์จากการบริโภคสินค้าที่หลากหลายและมีคุณภาพดีขึ้น
นอกจากนี้ยังสามารถจำแนกผลกระทบทางลบของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้ดังนี้
                - ก่อให้เกิดความเครียดขึ้นในสังคม
                - ก่อให้เกิดการรับวัฒนธรรมหรือแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมของคนในสังคมโลก
                - ก่อให้เกิดผลด้านศีลธรรม
                - การมีส่วนร่วมของคนในสังคมลดน้อยลง
                - การละเมิดสิทธิเสรีภาพส่วนบุคคล
                - เกิดช่องว่างทางสังคม
                - เกิดการต่อต้านเทคโนโลยี
                - อาชญากรรมบนเครือข่าย
                - ก่อให้เกิดปัญหาด้านสุขภาพ